Nous recherchons notre futur stagiaire Assistant(e) RH – Administration du Personnel pour une durée de 6 mois à partir de septembre. 

Basé(e) au Siège, vous serez rattaché(e) à la Responsable ADP Paie Groupe, le/la stagiaire Ressources Humaines est chargé(e) de l’assister dans les différents sujet liés à l’administration du personnel et les projets transverses RH.

MISSIONS PRINCIPALES

Il/ elle participer aux tâches et responsabilités quotidiennes des RH et apporte un soutien administratif aux membres de l’équipe.

• Etablir les dossiers et contrats des salariés extras
• Soutien avec le Responsable ADP & Paie pour la préparation des dossiers d’arrivées et des départs : contrat, DPAE, mutuelle, documents obligatoires, attribution des vestiaires, badge d’accès etc
• Organisation et suivi des visites médicales
• Tenir et mettre à jour les registres des salariés (numériques et papiers)
• Traiter les demandes des salariés concernant les questions de ressources humaines
• Participer à la communication interne : évènements, affichages etc

Depuis 30 ans, Laurent Taïeb crée, exploite et anime des lieux de vie sous la forme d’hôtels, de restaurants et de bars. Avec ambition et convictions, Utopik Collection déploie, en France, un programme de développement dynamique, reposant sur la maitrise du parcours des émotions et une ouverture résolue sur la ville.

Rattaché(e) à la Directrice Administrative et Financière Groupe et au Président, votre rôle sera d’être le/la garant(e) de la bonne gestion administrative et financière de l’ensemble du Groupe Utopik Collection. Vous assurez une fonction transversale de contrôle couvrant toutes les sociétés du Groupe. Enfin, vous mettez en œuvre les choix stratégiques dans leur dimension financière, organisationnelle et opérationnelle, avec une capacité d’analyse et de compréhension approfondie de chaque société.

Le groupe est structuré autour de plusieurs sociétés distinctes, dont notamment :

L’Hôtel Madame Rêve 5* – Le TOO Hôtel 4* – Hôtel Villa Colette 5* – Le KONG restaurant

Pour ce faire vos missions principales seront de :

GESTION FINANCIERE ET FISCALE :

• Garantir la fiabilité des comptes de chaque société du Groupe et l’établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation,
• Assurer la fiscalité courante et notamment le contrôle et le suivi de la TVA des hôtels et du restaurants, établir la liasse fiscale annuelle et l’annexe des comptes, en lien avec le cabinet comptable,
• Superviser l’activité juridique (droit des affaires, contrats, gestion, litiges…),
• Gérer la trésorerie : gestion, prévisionnel, suivi des investissements, plan de financement, relation bancaire,
• Elaborer les reportings mensuels et annuels et les indicateurs de contrôle interne auprès du Président,
• Contrôle de Gestion : être garant des bonnes procédures d’approvisionnement et de contrôle des couts (gestion des stocks informatisées, inventaires, fiches techniques, explication des résultats mensuels).

 

MANAGEMENT EQUIPE FINANCE et COMPTABILITE :

• Diriger, animer et fédérer une équipe de 10 personnes : économat/ achats/ coût/ comptabilité (fournisseur et client),
• Assurer la montée en compétences des collaborateurs, identifier les points de fragilité et y apporter des réponses concrètes,
• Assurer la comptabilité analytique et développer un contrôle de gestion sur les activités de l’entreprise,
• Intervenir directement et opérationnellement lorsqu’une faille comptable est identifiée au sein des entités du Groupe,
• Participer à l’exercice budgétaire et des prévisions trimestrielles (notions de revenue management, forecast)
• Conduire la mise en œuvre des améliorations et optimisations du Service Comptable en collaboration avec la DAF, tout en assurant un reporting au Président,
• Vérifier que les tâches comptables journalières (lettrage de comptes, rapprochement bancaires, comptabilité Fournisseur…) sont exécutées.
• Suivi des balances arrhes, client présent, comptabilité client
• Informatique : paramétrage financier des logiciels métier (Suite Oracle, Opera-Simphony-Inventory).

Rattaché(e) à la Responsable Room Service, vous accompagnez la gestion quotidienne du service et veillez au bon déroulement des opérations.

MISSIONS :

Opérations & service :

• Participer à la supervision des activités du Room Service
• Veiller au bon déroulement du service et au respect des standards de qualité
• S’assurer de la satisfaction des clients tout au long de leur expérience
• Répondre aux demandes clients (commandes, informations, demandes spécifiques)

Relation client :

• Gérer les retours clients et remonter les informations à votre hiérarchie 
• Contribuer à offrir une expérience personnalisée et qualitative 
• Participer à la promotion des offres (food & beverage)

Gestion & organisation :

• Veiller à la bonne prise des commandes, facturation et encaissements
• Participer à l’organisation du service (mise en place, coordination avec la cuisine) 
• Contribuer à la gestion des plannings en fonction de l’activité 

Management & accompagnement :

• Encadrer les équipes opérationnelles en l’absence du Responsable
• Participer à l’intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs
• Être un soutien au quotidien pour les équipes

Rattaché(e) aux Chefs de Rang, le commis de rang/ runner (H/F) le seconde dans ses différentes missions en amont, pendant et après le service.

MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer la propreté du matériel du point de vente
• Dresser la salle selon de plan de salle établi
• Préparer les offices en amont du service
• Réaliser la mise en place du matériel nécessaire au service et s’occuper de l’approvisionnement
• Faire le lien et les allers-retours entre la cuisine et la salle
• Apporter les boissons/mets vers les rangs concernés selon les standards
• Avancer la mise en place pour le prochain service, ranger le matériel de service
• Remettre en ordre la terrasse et les offices
• S’assurer de la propreté des équipements (assiettes, verres, couverts) et zone de travail
• Représenter et promouvoir le concept, l’image et la philosophie de l’entreprise avec une connaissance de l’histoire de l’entreprise
• Être familier avec la carte et les produits de l’Hôtel Madame Rêve